Korábbi cikkeinkben már összefoglaltunk néhány fontos tudnivalót a GDPR-ral kapcsolatban, amelyekre minden HR szakembernek szüksége van. A most következőkben megnézzük: hogyan is érdemes hozzákezdeni a konkrét felkészülésnek.
-
Értékeljük át az adatvédelem fontosságát
Mindenekelőtt lényeges, hogy megértsük: az adatvédelemnek minden folyamatot át kell fognia és minden munkatársnak tisztában kell lennie azzal, hogy az adatvédelmi szempontoknak való megfelelés kulcsfontosságú. Ez igaz a cég vezetésére éppúgy, mint a HR asszisztensre.
-
Célok és program
Jelöljük ki, hogy honnan és hová szeretnénk eljutni és ehhez rendeljünk megfelelő erőforrásokat. Mindenképpen szükséges, hogy a cégvezetés ebben együttműködő legyen. A vezetőség és a HR mellett javasolt IT szakember és megfelelő szaktudású jogász bevonása. (HR jogi közreműködésre kérjen tőlünk ajánlatot.)
-
Felülvizsgálat
Tekintsük át a jelenlegi adatkezeléssel kapcsolatos folyamatokat, a kezelt adatok körét és azt, hogy megfelelő jogalap áll-e rendelkezésre az adatkezeléshez. Célszerű, hogy a GDPR-alapelvek tükrében nézzük meg, hogy azoknak megfelelünk-e. Tárjuk fel a hiányosságokat is és gondoljuk át azok korrekcióját a GDPR megfelelőség érdekében. Nézzük át azt is, hogy az érintettek (pl. álláspályázatra jelentkezők, munkavállalók) jogai biztosítottak-e a jelenlegi folyamatokban.
-
Operatív intézkedések
Vegyük kézbe a meglévő adatkezelési dokumentációt és ha szükséges, módosítsuk azokat. Tapasztalataink szerint sok cég a múltban nem figyelt olyan mértékben az adatvédelemre, mint ahogyan azt a korábbi szabályozás is már előírta, ezért könnyen előfordulhat, hogy új dokumentumok, minták készítésére lehet szükség.
-
Ellenőrzés és megfelelőség
A GDPR-nak való megfelelés nem egy egyszeri esemény, az adatvédelmi mechanizmusokat folyamatosan biztosítani kell. A technika fejlődésével, újabb és újabb toborzási, kiválasztási, adattárolási stb. eszközök megjelenésével folyamatosan tartani kell a lépést adatvédelmi szempontból is. Célszerű tehát, hogy minden téren és folyamatosan biztosított legyen a GDPR-nak való megfelelés.
Ha HR szempontú GDPR jogi tanácsadásra van szüksége, kérjük, hogy keressen minket bizalommal.
